Trang trí hội trường là khâu đầu tiên nhưng vô cùng quan trọng quyết định đến việc một sự kiện nào đó của các cá nhân, tổ chức có thành công hay không. Bởi vậy, người thực hiện luôn cần quan tâm đến rất nhiều vấn đề khác nhau, ví dụ như nguyên tắc thực hiện, thiết kế hay những lưu ý cơ bản nhất. Nội dung bài viết hôm nay sẽ giúp chúng ta hiểu rõ hơn về điều này.
Hội trường là gì?
Hiểu một cách đơn giản, hội trường là không gian rộng lớn, có khả năng chứa được nhiều người cùng tham gia một lúc. Nó xuất hiện để phục vụ cho nhiều mục đích khác nhau của các cá nhân, tổ chức như hội thảo, tổ chức các sự kiện mang tầm quy mô lớn,…
Những bộ phận tiếp nhận trách nhiệm trang trí hội trường phải đảm bảo quy chuẩn phù hợp, đẹp mắt, sang trọng và xứng tầm với quy mô của các buổi đại hội. Ngoài ra, nó còn phải thể hiện được sự đẳng cấp và uy thế của cơ quan, đơn vị tổ chức. Để làm được điều này, tất cả mọi yếu tố cơ bản như sân khấu, âm thanh, khu vực của khán giả, hậu đài,…. cần sự chuẩn bị tươm tất.
Ngoài ra, chúng ta phải chú ý đến thiết kế sân khấu, chuẩn bị tốt công tác hậu đài và chạy chương trình. Đặc biệt, dàn âm thanh là công cụ giúp truyền tải được ngôn ngữ và cảm xúc cùng với các thông tin quan trọng trong các cuộc họp, hội thảo, sự kiện nên cần chú trọng đầu tư hơn. Bởi vì không gian rộng sẽ làm tiếng ồn bị vang lại khiến người tham gia không thể tập trung vào công việc.
Nhìn chung, muốn sở hữu một không gian hội trường hoàn hảo cả về thẩm mỹ lẫn công năng thì bên tổ chức cần phải bỏ chi phí và tâm huyết vào đầu, thiết kế. Điều này sẽ mang đến những buổi hội thảo, diễn thuyết chất lượng và đáng nhớ nhất với người tham gia.
Một số yếu tố để trang trí hội trường chuyên nghiệp
Có rất nhiều yếu tố quan trọng để chúng ta thiết kế được một hội trường thể hiện tính chuyên nghiệp và phù hợp với nội dung sự kiện, cụ thể như:
- Đồ nội thất: chúng ta sẽ quan tâm chủ yếu vào bàn ghế trong hội trường. Mọi người nên ưu tiên lựa chọn những loại có thiết kế cân đối, hiện đại và đặc biệt phải thể hiện tính đồng bộ với không gian xung quanh. Ngoài ra, bạn cần chú ý ý thêm đến phần nệm ngồi, có tựa lưng cao và phần để đại biểu ghi chép thông tin.
- Hệ thống ánh sáng: đây là yếu tố quan trọng vừa để trang trí hội trường lại thể hiện được giá trị thẩm mỹ cho không gian sự kiện. Chúng ta có thể sử dụng nhiều loại đèn khác nhau như led, âm trần, đa sắc,… và bố trí ở vị trí thích hợp để làm nổi bật không gian xung quanh.
- Phông rèm, thảm: đây là những phụ kiện không thể thiếu đối với mỗi không gian hội trường. Mọi người sẽ cần chú tâm đến các yếu tố như không gian, màu sắc, chất liệu, kiểu dáng thiết kế,… để mang đến sự hài hòa cho tổng thể chung.
Nguyên tắc trang trí hội trường khoa học
Tùy thuộc vào mục đích của các cá nhân, tổ chức khi sử dụng hội trường mà cách trang trí cũng sẽ khác nhau. Về cơ bản vẫn sẽ có những nguyên tắc chung để chúng ta áp dụng nhằm đem đến không gian chuyên nghiệp và ấn tượng nhất với người tham gia, cụ thể như:
Nguyên tắc cơ bản khi trang trí sân khấu
Trang trí sân khấu hội trường sẽ đòi hỏi chúng ta phải đảm bảo được những quy chuẩn cơ bản nhất trong cách bài trí nội thất về mặt hình thức, thẩm mỹ như:
Phông rèm hội trường
Với phông rèm thì mọi người cần chú ý đến trang trí hội trường là cần chọn những loại có màu sắc nổi bật, dễ dàng gây được sự chú ý với người tham gia. Tuy nhiên, chúng ta vẫn phải đảm bảo được sự trang nghiêm theo đúng tinh thần, tính chất của sự kiện mà khách hàng đề ra.
Chất liệu của phông rèm phải đảm bảo chất lượng, độ dài và chiều rộng vừa phải để có thể bao quát được toàn bộ khánh tiết của hội nghị.
Bục phát biểu
Bục phát biểu là một loại vật dùng bắt buộc phải có trong hội trường. Mục đích của nó là để các đại biểu, khách mời đứng lên tự tin phát biểu trước đám đông và dễ dàng bao quát được phản ứng của người tham gia phía dưới để điều chỉnh ngôn ngữ, cử chỉ sao cho phù hợp.
Các loại bục phát biểu trên thị trường hiện nay đang làm bằng nhiều chất liệu khác nhau như: gỗ, inox, mica,… Thông thường, nó sẽ được để ở bên trái gần sát mép sân khấu theo chiều nhìn từ trên xuống, thuận lợi cho đại biểu, khách mời rút ngắn khoảng thời gian đi lại. Ngoài ra, nếu trong quá trình diễn thuyết xảy ra sự cố họ có thể ra dấu để bộ phận hậu đài kiểm tra và khắc phục nhanh chóng.
Cờ, khung khẩu hiệu, biểu tượng
Với băng cờ, búa liềm là những biểu tượng mang tính trang nghiêm nên bắt buộc chúng ta phải treo bên trái phông hậu và chiếm 1/3 tổng chiều dài của rèm. Mọi người phải đảm bảo làm sao sau khi trang trí hội trường xong kể cả người ngồi ở hàng ghế xa vẫn có thể theo dõi và nắm bắt được thông tin cơ bản.
Còn về khung chữ, biểu tượng và logo, chúng ta bắt buộc phải đặt dưới sao vàng và bên phải phông, rèm. Đó là thứ tự đã được quy định rõ nên bạn không thể để nhầm hoặc sai vị trí vì điều này ảnh hưởng nghiêm trọng đến uy tín và tác phong làm việc của ban tổ chức.
Bục tượng Bác
Bục tượng Bác là phần vô cùng trang nghiêm nên chúng ta cần lưu ý kỹ về vị trí đặt ngay dưới thẳng trục với dải cờ đỏ sao vàng. Điều này sẽ giúp tạo ra điểm nhấn của hội trường, đồng thời thể hiện sự biết ơn của các thế hệ sau dành cho chủ tịch Hồ Chí Minh vĩ đại. Thông thường, nếu các sự kiện, hội nghị có thêm phần này sẽ thể hiện được tính chất rất quan trọng, cần sự chuẩn bị tỉ mỉ và kỹ càng.
Đèn sân khấu
Các loại đèn sân khấu hiện nay sẽ sử dụng ánh sáng trắng hoặc vàng. Ngoài ra, nó phải được thiết kế tại những vị trí đảm bảo có thể bao trùm cho toàn bộ sân khấu và hội trường để tất cả người tham gia đều nhìn thấy được các hoạt động diễn ra bên trên.
Khẩu hiệu trang trí hội trường
Tùy thuộc vào mục đích của hội nghị cụ thể là gì mà chúng ta cần thiết kế khẩu hiệu sao cho phù hợp và đảm bảo đầy đủ về mặt ngữ nghĩa, nội dung ngắn gọn, dễ hiểu. Bởi vì nó thể hiện được nội dung vấn đề mà sắp tới những người tham gia sẽ được nghe, đồng thời mang giá trị thẩm mỹ, văn hóa, nâng tầm của sự kiện.
Đặc biệt, người làm khẩu hiệu cần phải tránh những câu từ mang tính chất hô hào, kêu gọi. Nếu là sự kiện của cơ quan Nhà nước thì việc trang trí hội trường cần hết sức lưu ý vấn đề này để đảm bảo truyền tải thông tin chính xác nhất.
Bố trí không gian hội trường cần chú ý vấn đề gì?
Cách bố trí không gian hội trường cũng là phần rất quan trọng mà người tổ chức luôn phải để tâm lên hàng đầu. Bởi vì một sự kiện nào đó có thành công hay không còn do việc sắp xếp chỗ ngồi cho người tham gia với mục đích tạo được thoải mái và gần gũi nhất.
Các cách bố trí không gian hội trường hiện nay rất đa dạng, tuy nhiên vẫn phải tuân thủ theo một số yêu cầu cơ bản như sau:
Nội thất trang trí hội trường phải đồng bộ
Nội thất là phần chiếm rất nhiều diện tích của hội trường nên cần có sự bố trí hài hòa để phù hợp với tổng thể cũng như tính chất sự kiện. Ví dụ như với khách mời là những đại biểu quan trọng cần phải sử dụng đồ dùng lịch sự, trang nhã hơn. Mọi người nên sử dụng các gam màu trung tính như đỏ đô, xanh đậm,… sẽ dễ dàng kết hợp hơn.
Bàn ghế là phần người tổ chức sự kiện cần quan tâm nhất khi xem xét đến nội thất khi trang trí hội trường. Chúng phải phù hợp với không gian và mục đích của sự kiện. Nếu hội trường dùng để làm phòng họp, hội thảo thì chúng ta nên dùng mẫu có kèm bàn viết để thuận tiện cho đại biểu tham dự trong quá trình ghi chép lại những nội dung cần thiết.
Vách ốp phải đảm bảo cách âm tốt
Ốp tường cách âm cũng là một tiêu chí bạn phải quan tâm khi trang trí hội trường. Vì hệ thống âm thanh ở đây thường rất to, lại phát trên không gian rộng nên dễ bị rè hoặc không rõ tiếng. Mọi người cũng nên chọn những sản phẩm được thiết kế với màu sắc trang nhã, tinh tế và phù hợp với nội thất xung quanh.
Chính sự chuẩn bị chu đáo này sẽ hạn chế tiếng vang mang lại trong quá trình diễn ra hội nghị, đồng thời góp phần tạo nên không gian sang trọng, đẳng cấp và đồng nhất. Vì thế, người tham dự sẽ luôn cảm thấy thoải mái và gây dựng được ấn tượng tốt đẹp về sau.
Lưu ý khi trang trí hội trường
Để đảm bảo một sự kiện diễn ra thành công thì ngay từ những khâu ban đầu là trang trí cho hội trường luôn phải tỉ mỉ và chú tâm đến một số vấn đề sau đây:
- Người tổ chức luôn phải xác định rõ được từ đầu tính chất, mục đích của sự kiện. Điều này sẽ giúp chúng ta dễ dàng sắp xếp và trang trí hội trường một cách phù hợp nhất để đảm bảo tạo ra sự thoải mái và thuận tiện cho những người tham gia.
- Chúng ta luôn phải dự liệu trước một số tình huống sẽ xảy ra, ví dụ như số người tham gia hội nghị có thể vượt dự tính ban đầu. Lúc này bạn dễ dàng chủ động sắp xếp để đảm bảo không gian luôn được thông thoáng, rộng rãi nhất.
- Sân khấu là một phần rất quan trọng nên cần thiết kế vững chắc, có độ cao vừa phải để đảm bảo an toàn cũng như hỗ trợ các đại biểu tham gia dễ dàng quan sát. Ngoài ra, âm thanh hội trường cần đủ lớn giúp mọi người nghe rõ ràng nội dung hội nghị.
- Đối với bộ phận hậu kỳ phía sau sân khấu cần chuẩn bị phương án dự phòng khi mất điện hay chương trình gặp trục trặc kỹ thuật về loa, đèn, micro.
- Những vật dụng để bài trí trong hội nghị phải đảm bảo chuẩn bị đúng theo quy chuẩn chung.
Lời kết
Tóm lại, trang trí hội trường là một việc làm quan trọng và không thể thiếu trong các sự kiện hay buổi hội thảo, diễn thuyết đông người. Vì vậy, muốn tất cả mọi hoạt động luôn diễn ra suôn sẻ, thuận lợi, chúng ta cần tuân thủ những nguyên tắc chung và có sự linh hoạt, nhạy bén để xử lý tình huống bất ngờ.
